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はじめまして。パソコンインストラクターの丸山ゆきえと申します。
市民パソコン教室池袋千川校で室長兼講師をしております。その他、パソコン関連書籍の監修なども行っております。インストラクター歴は20年ちょっとで、その時その時の現場の皆さんの旬のお困りごとに接してきました。
今週一週間は、パソコン初心者にはもちろん、普段仕事で使っているものの、パソコン自体や機能について、実はよく分かっていないという方にもおすすめの、パソコンを使いこなすポイントをお伝えしたいと思います。どうぞよろしくお願いします。
 
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2.既存のファイルを開いてみましょう！　
～ファイルの種類ってなに？～

 
2回目となる今回のテーマは、既存のファイルを開くということです。お仕事の引継ぎ、町内会の引継ぎ、PTAの引継ぎなど、ご自分で作ったファイルでないものを開く場合の注意点をご紹介したいと思います。
 
前回、皆さんがお使いになっているOfficeにはバージョンというものがあって、それぞれメニューやタブなど見た目が異なることをご説明しました。他に区別できるところはないのか？　というと、それは「ファイルの形式」（種類）です。
 
大まかに分けるとOffice 2003以前のものと、2007以降のものは、異なります。ここでは、文書作成のソフト、ワードを例にとって、ご説明していきますね。
 
通常、ご自宅では、ファイルをダブルクリックすると、そのパソコンにインストールされているソフトが、関連づいていて、開くことができます。例えば、ご自分のお持ちのバージョンよりも新しいバージョンで作られているものが、送られてきたら……？　開けないかもしれないですね。
 
そういう時は、ファイルのアイコン（絵）を見てみると、どのバージョンがインストールされているかがわかります。
 
＜バージョン別ファイルのアイコン＞
 

 
同じファイル名でも作っている、特に2003以前と2007以降と、このように同じフォルダの中にいても、違うファイルとしてみなされます。

 
左は、2003で作成した文書、右は2010で作成した文書ということになります。
 

 
なおこれは2013がインストールされているパソコンでの表示です。
 
2003以前で作成したワード文書は、「.doc」という3文字の拡張子という、苗字が名前の後についています。2007以降のワードの文書には「.docx」という4文字の拡張子がついています。よって、左の文書はほとんどのワードで読むことができますが、右の文書はお手持ちのワードのバージョンが2003以前のものですと、日本マイクロソフトから提供されている、開くためのソフトのダウンロード（Word/Excel/PowerPoint用Office互換機能パック）が必要です。
※ダウンロードについては、こちらをご覧ください。
 
上では、ワードを例にご紹介していますが、エクセルや、パワーポイントについては下記の通りの拡張子が違いの目安となります。
 

 
アイコンもワードと同じように、角ばっているのが「2003」、角が丸くなっているのが比較的新しいバージョンのものと、覚えていただくと簡単かもしれません。
 
もし、渡すお相手のバージョンがわからない、2003以前で、ご自分のOfficeが2007以降であれば、保存形式を変更することができます。つまり、上に記したように、同じ名前で二つのファイルを作っておき、旧バージョンのものをお渡しすることができます。
 
以下の画像は、2010のファイルを2003に変換する方法です。苗字（拡張子）が違うので、同じ名前にしてもOKです。
 

 
次回は、いよいよ簡単な書類を手際よく作ってみる方法です！
 
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市民パソコン教室池袋千川校　室長兼講師
丸山ゆきえ
 
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